NUORISOSEURAREKISTERI

Nuorisoseurarekisteri on paikallisten nuorisoseurojen käyttöön tehty järjestelmä. Rekisterin avulla nuorisoseurat voivat hallinnoida keskitetysti jäsentensä tietoja. Rekisterissä olevien jäsenten on mahdollisuus saada Nuorisoseuralehti neljä kertaa vuodessa.

Rekisterin avulla toimivat myös seura- ja harrastusryhmähaku sekä tapahtumakalenteri, joiden kautta rekisteriin täytetyt ryhmät ja tapahtumat saadaan näkyviin julkisesti.

Nuorisoseurarekisteri 2.0

Uuden Nuorisoseurarekisterin ensimmäinen vaihe otettiin käyttöön 13.12.2019. Aluksi käytössä olivat jäsenrekisterin perusominaisuudet, toimintaryhmät ja tapahtumat. Alkuvuoden 2020 aikana rekisteriin on lisätty puuttuvia ominaisuuksia muun muassa laskutukseen ja reskontraan liittyen.

Nuorisoseurojen jäsenille avattiin oma sivusto Seuralainen toukokuussa 2020. Sen kautta jäsenet pääsevät tarkastelemaan ja muokkaamaan rekisterissä olevia tietojaan. Seuralaisesta löytyy myös Nuorisoseuran jäsenkortti. Seuroilla on mahdollista lisätä rekisterin kautta jäsenetuja ja -tiedotteita, jotka näkyvät jäsenille Seuralaisen kautta.

Alla vastauksia kysymyksiin uudistukseen liittyen sekä käyttöohjeita videomuodossa.

Miten saamme käyttäjätunnukset uuteen rekisteriin?

Järjestetäänkö uuteen rekisteriin koulutuksia?

Aiheuttaako rekisteriuudistus muutoksia muualle?

Ohjevideot

Yleiset

Webinaari seurakäyttäjille 4.12.2019

Webinaarissa esiteltiin uudistusprojektia, käyttöönottoa ja esiteltiin rekisterin ominaisuuksia.

Käyttäjän lisääminen seuralle

Käyttäjähallinnan kautta pystyy lisäämään seuralle käyttäjätunnuksia. Käyttäjästä voi tehdä jäsenpäivittäjän, jolla on täydet oikeudet seuran tietoihin tai toimintaryhmäkäyttäjän, joka pääsee vain toimintaryhmiin ja tapahtumiin.

Jäsenrekisteri

Uuden jäsenen lisääminen

Uutta jäsentä lisättäessä tarkastetaan ensiksi, onko kyseinen henkilö jo rekisterissä. 

Jäsenen poistaminen

Jäsen poistetaan lisäämällä jäsenyyteen päättymispäivä.

Laskutus ja myyntireskontra

Jäsenlaskujen teko

Nuorisoseurojen työntekijöille 1.4. pidetty Aamuknoppi laskujen teosta ja suoritusten kirjaamisesta.

Tapahtumat ja toimintaryhmät

Tapahtumat ja toimintaryhmät on toteutettu samalla tekniikalla, ja niiden ominaisuudet ovat toisiaan vastaavia. Ohjevideoissa toiminnot on esitelty vain toisen kautta, mutta ovat sovellettavissa kumpaankin.

Uuden tapahtuman tai toimintaryhmän lisääminen

Tapahtumia ja toimintaryhmiä lisättäessä on valittavissa paljon vaihtoehtoja. Näistä tärkeimmät ovat Perustiedot-osiosta löytyvät, sekä tapahtuman järjestäjän lisääminen, joka on pakollinen tieto.
Jos ilmoittautumisajan päättymisen jättää tyhjäksi, ilmoittaumislomake ei aukea enää tapahtuman tai ryhmän alkamisen jälkeen. Varsinkin toimintaryhmissä, joissa on jatkuva ilmoittautuminen, kannattaa ilmoittautumisaika merkitä, jotta lomake on käytössä halutun ajan.

Ilmoittautumislomakkeen muokkaaminen

Ilmoittautumislomake koostuu peruskysymyksistä, joista valitaan, näkyvätkö ne lomakkeella sekä erikseen lisättävistä Lisätiedot-kentistä. Myös maksut lisätään ilmoittautumislomakkeen kautta, se on esitelty toisessa videossa.

Huoltajan tiedot ilmoittautumislomakkeelle

Jos haluat tapahtuman tai toimintaryhmän ilmoittautumislomakkeelle pakolliset tiedot huoltajalle, voit lisätä ne Lisätiedot-kenttien avulla. Kerran tehtyä ilmoittautumislomaketta voi hyödyntää tekemällä uudet tapahtumat tai ryhmät vanhan kopioimalla.

Maksujen lisääminen tapahtumiin ja toimintaryhmiin

Maksujen lisääminen tapahtumiin tapahtuu Lomake-välilehden kautta. Maksut kohtaan lisätään ensiksi maksuryhmä, ja siihen lisätään yksittäiset maksuvaihtoehdot.

Ilmoittautumisten käsittely

Tapahtuma- ja toimintaryhmäilmoittautumiset löytyvät tiedoista Osallistujat-sivulta. Käsittelyssä varmistetaan, löytyykö henkilö rekisteristä aiemmin, vai lisätäänkö hänet.

Jäsensivusto Seuralainen 

Kirjautumistiedot jäsenille

Jos jäsenellä ei ole sähköpostiosoitetta tai salasanan tilaamisessa on ongelmia, rekisterin kautta pystyy luomaan hänelle salasanan. Seuralaiseen kirjautumiseen tarvitsee jäsennumeron, joka löytyy rekisteristä nimellä asiakasnumero. Salasanan pääset lisäämään muokkaamalla henkilön tietoja. Jäsennumero ja salasana tulee toimittaa jäsenelle lisäämisen jälkeen.

Jäsenetujen lisääminen

Seuran omat jäsenedut voi lisätä seuran ohjaustietojen kautta. Vaikka lisättäessä voi antaa eduista tietoa useilla kielillä, tällä hetkellä Seuralainen näyttää vain suomenkielisen vaihtoehdon. Jos jäsenetujen ryhmistä puuttuu joku tärkeä osio, ota yhteyttä osoitteeseen rekisteri@nuorisoseurat.fi